Kundecase i samarbejde med Kolding Realskole
Med hjælp fra UVdatas udvidede it-skolepakke har Kolding Realskole systemunderstøttet tjenestetidshåndteringen. Det har resulteret i et større administrativt overblik, bedre ressourcestyring og optimerede arbejdsgange.
Hvordan får man et komplet administrativt overblik over en skole med cirka 1.000 elever, 100 ansatte og 50 klasser? Man tager alle lister, post-its og regneark og lægger dem ind i en digitaliseringsmotor, der er skabt til at understøtte skoleverdenen. Sådan nogenlunde lød konklusionen på Kolding Realskole. De anvendte tidligere en kombination af manuelle processer samt en administrativ løsning til håndtering af tjenestetid, som både systemteknisk og funktionelt gav skolen nogle udfordringer. Det fortæller Jacob Bæk, som er it-ansvarlig på Kolding Realskole.
“Integrationen til SkoleIntra fungerede blandt andet ikke optimalt i vores tidligere tjenestetids-løsning, og det gav nogle problemer i hverdagen. Men vores helt store driver for at implementere en ny tjenestetidsløsning var ønsket om at få en bedre økonomistyring af vores vikardækning. Når en lærer på grund af aflyste timer ikke laver noget og ikke bliver brugt som vikar, har det en økonomisk konsekvens. Med næsten 100 lærere var det umuligt for os at få et fuldt overblik over ressourcestyringen af vores vikarer, fordi vi ikke havde en ordentlig løsning til at understøtte processen. Derfor implementerede vi Educa Personale som et supplement til UVskole.”
Håndterer både stort og småt
UVskole og DSA-Løn er KMD-datterselskabet UVdata’s systemer til håndtering af elev-administration, økonomi og løn. UVskole og DSA-Løn kan kombineres med systemer, der er specifikt udviklet til at understøtte de administrative arbejdsgange på en privat- og friskole. Ét af disse systemer er styringsværktøjet Educa Personale. Det kan blandt andet håndtere overenskomster for alle personalekategorier (eksempelvis lærere, pædagoger, børnehave-klasseledere, rengøringsassistenter, pedeller og sekretærer), holde styr på over-/undertid, undervisningstillæg, ulempegodtgørelse, lejrskoletillæg og delt tjeneste samt skabe et overblik over skemaer og vikaroversigter, så skolen kun behøver at lave vikardækning ét sted. På Kolding Realskole bruger de også Educa Personale til at håndtere mindre skemaændringer, fortæller Jacob Bæk.
“Det sker hele tiden, at der er behov for at ændre et eller andet i skemalægningen, som får betydning for lærernes arbejdstid. Eksempelvis hvis en lærer kun har en klasse hver anden uge, hvis en lærer skal overtage en klasse resten af året, hvis en medarbejder går på barsel og så videre. Alle de småændringer blev tidligere håndteret manuelt – eksempelvis ved at notere ændringerne på en lap papir. De opgaver skal systemunderstøttes, hvis man vil bevare overblikket.”
Mere hjælp til selvhjælp
Når Jacob Bæk skal opsummere den værdi, Educa Personale har skabt på Kolding Realskole, fremhæver han først og fremmest ressourcestyringen. Det er blevet mere overskueligt at allokere ledige lærerressourcer til klasser, der mangler en vikar. Hele det administrative puslespil omkring arbejdstid, skemalægning og vikardækning er blevet nemmere at lægge med Educa Personale. Derudover nævner Jacob Bæk også, at Educa Personale har gjort det muligt for lærerne selv at taste flere informationer direkte ind i systemet.
“De kan eksempelvis selv registrere skole-hjem-samtaler i Educa Personaleog holdebedre styr på, om de får brugt de timer, de skal. Vi har også fået en bedre oversigt over sygefravær og feriefravær. Overblikket gør, at vi eksempelvis bliver endnu mere opmærksomme på at få afholdt bekymringssamtaler med en lærer, hvis vedkommende har et højt sygefravær. Det gjorde vi også før, så på den måde er det ikke noget nyt. Det er bare blevet nemmere for os at få det overblik.”
Stor viden om skoledrift
Udover den funktionelle systemunderstøttelse i den udvidede it-skolepakke er Kolding Realskole også glade for sparringen med UVdatas konsulenter.
“Vi har et godt samarbejde med UVdata omkring tingene. De er altid parate med et hurtigt svar på vores spørgsmål. Vi snakker blandt andet godt med en tidligere viceskoleinspektør, der er ansat hos UVdata. Han har en god forståelse for, hvordan man driver skole. Der nytter det ikke noget at tale med en teknisk konsulent, der kun kan kode. At drive skole er komplekst, og derfor er det en stor hjælp, at vi kan tale med nogen, der rent faktisk har forstand på det,” slutter Jacob Bæk.
Læs mere om Tjenestetidssystemet Educa Personale og skemalægningssystemet Untis på www.uvdata.dk
